Paragraaf 5: Bedrijfsvoering

Het jaar 2021 was opnieuw een bijzonder jaar.  De COVID-19-pandemie was nog steeds zeer aanwezig. Maatregelen werden aangescherpt en dan weer versoepeld, maar het thuiswerkadvies bleef, met als gevolg dat in 2021 door medewerkers opnieuw grotendeels thuis werd gewerkt. Daarnaast heeft de discussie rondom de zelfstandigheid van Scherpenzeel de gemoederen danig bezig gehouden, waarbij de onderlinge standpunten uiteenliepen. Hoewel er allerlei initiatieven waren om de onderlinge verbondenheid op peil te houden, hebben deze twee ontwikkelingen de organisatie geen goed gedaan.  Geholpen door een overspannen arbeidsmarkt leidde dat tot een hoog personeelsverloop. Tegelijkertijd zijn belangrijke stappen gezet om anders te gaan werken, met name nadat in oktober duidelijk werd dat Scherpenzeel zelfstandig kan blijven.

Kort nadat in oktober 2021 bekend werd dat gemeente Scherpenzeel zelfstandig bleef, is eind 2021 het programma ToekomstTeam gestart. Het besluit van de minister betekent alle ruimte om met een uitdagend toekomstperspectief als zelfstandige gemeente te werken aan een krachtig, toekomstbestendig Scherpenzeel!   
Het programma bestaat uit vier onderdelen en wordt grotendeels intern uitgevoerd. In december 2021 zijn voor deze onderdelen projectplannen vastgesteld. In deze plannen zijn de probleemstellingen, doelen en planningen  geformuleerd. De vier onderdelen zijn: samenwerking, dienstverlening, interne organisatie, Kulturhus De Breehoek/de nieuwe werkplek.   
Uitvoering en implementatie vindt plaats in 2022.

Financiën heeft in 2021, naast de reguliere taken om juist, tijdig en volledig informatie uit de organisatie te genereren en bestuurlijk voor te leggen, een 3e Financiële rapportage (Firap) aan de raad aangeboden. De afwijkingen uit deze 3 ^e Firap zijn niet in de vorm van een begrotingswijziging aan de raad voorgelegd op basis van de gemeentewet, die stelt dat besluiten tot wijziging van de begroting uiterlijk einde van het begrotingsjaar genomen worden. Er is naast de reguliere taken veel energie en tijd gestoken in het fusietraject.   
Door de werkgroep processen, zijn in 2021 de processen verder aangevuld. In 2022 zal hier een vervolg aan gegeven worden. Dit om de processen volgens de ‘6-w’principe te beschrijven.   
Naar verwachting moeten gemeenten voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Dit onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. De organisatie heeft in verband daarmee de interne controlefunctie versterkt.

In 2021 is een (deels) nieuw Informatiebeleidsplan (IBP) van start gegaan. Er zijn nog projecten vanuit het IBP 2017-2020 die nog doorlopen in 2021. Het nieuwe plan heeft een korte doorlooptijd en beslaat periode 2021-2022. Deze keuze van de doorloop is tot stand gekomen door het zelfstandigheidsvraagstuk. Ook de benoemde thema’s voor de toekomst zoals hieronder genoemd werden meegenomen in het plan.

De basis op orde brengen
COVID-19 heeft aangetoond dat een flexibele ICT omgeving noodzakelijk is en dat thuis werken voor de helft van de werktijd standaard blijft voor (bijna) iedereen. In dit kader zijn stappen ondernomen om het tijd en plaats onafhankelijk werken verder in te richten. De medewerkers worden voorzien van nieuwe ICT middelen, waaronder laptops, om de taken uit te kunnen voeren, op kantoor en thuis.

Informatie gestuurd werken
In verband met de onzekerheid over de zelfstandigheid van Scherpenzeel zijn in 2021 geen significante stappen gezet in data gedreven werken en informatie gestuurd werken. Deze onderdelen zullen in 2022 worden opgepakt.

Digitaliseren, archiveren
De dienstverleningsvisie van de gemeente Scherpenzeel vormde samen met de digitale agenda 2024 van de VNG de basis voor het verder digitaliseren van de dienstverlening voor  inwoners en bedrijven. Het werken met het nieuwe zaaksysteem Djuma heeft veel aandacht gekregen en is waar nodig verbeterd. Alle zaken dienen hierin digitaal te worden gearchiveerd. Het ‘oude’ zaaksysteem is gemigreerd zodat het archief eenvoudig toegankelijk en up to date is. Contracten zijn nog niet allemaal opgenomen in het zaaksysteem. Inmiddels is actie ondernomen om in 2022 hierin een inhaalslag te maken.

Het borgen van privacy en veiligheid
Gemeenten blijven druk bezig om hun IT-omgeving in te richten conform de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze BIO behelst een set van maatregelen ten behoeve van veiligheid van informatie bij gemeenten. Scherpenzeel heeft de noodzakelijke functies en procedures rond informatiebeveiliging goed ingeregeld. In het verlengde hiervan zijn werkzaamheden nagenoeg afgerond, waarmee security incidenten continue kunnen worden gemonitord. De implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is gereed. Er wordt bovendien continue gemonitord op actualiteit en herziening in het kader van de AVG vindt indien nodig plaats. De privacy van persoonsgegevens is zo gewaarborgd.

De organisatie bestaat uit 3 afdelingen, die aangestuurd worden door een afdelingshoofd.

• Gemeentewinkel: dienstverlening op gebied van burgerzaken en sociaal domein, beleid rond WMO, participatie, onderwijs en jeugd en gemeentelijke belastingen.
• Ruimte & Groen: ruimtelijke ordening, economische zaken, beheer openbare ruimte, woningbouw, sport, recreatie.
• Bedrijfsvoering: financiën, ICT-beleid, facilitaire zaken, juridische zaken, personeel en organisatie, communicatie en veiligheid. De directeur/secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie.

De strategisch adviseurs vormen de stafafdeling, die rechtstreeks wordt aangestuurd door de directeur/secretaris.   
Per 31-12-2021 bedroeg de formatieomvang 90,4 fte.   
In 2021 is veel tijd besteed aan het mogelijke fusieproces met Barneveld.
De nog resterende vacatures uit de 14 fte uitbreiding zijn ingevuld. Helaas zijn er echter in 2021 veel medewerkers vertrokken, waardoor het doel van de 14 fte uitbreiding, namelijk versterking van de ambtelijke organisatie en de basis op orde, per saldo fte niet is gehaald. Het vertrek van medewerkers had deels te maken met de spanning en onzekerheid over de toekomst van Scherpenzeel, maar vooral met een zeer onrustige arbeidsmarkt. Veel andere gemeentes hebben ook grote problemen om vacatures ingevuld te krijgen.   
Eind 2021 is een recruiter benaderd om te assisteren bij het invullen van de moeilijk vervulbare vacatures. Dat betekent dat de ‘zittende’ medewerkers veel extra werk hebben verzet om de organisatie ‘draaiende’ te houden.   
Nadat bekend werd dat gemeente Scherpenzeel zelfstandig blijft, is direct gestart met een traject van organisatieontwikkeling, met de titel ‘ToekomstTeam’ (zie paragraaf 5.2).   
Naast alle ontwikkelingen rond de herindeling heeft ook in 2021 COVID-19 veel van de organisatie gevraagd. Er is veel aandacht besteed aan gezond thuiswerken, het behouden van de verbinding met medewerkers en flexibel werken in de post-COVID-19 tijd.

De bestaande panden aan de Stationsweg zijn in operationeel opzicht suboptimaal en voldoen niet aan de eisen die vanaf 2023 voor overheidsgebouwen gaan gelden. Hangende de discussie over de toekomstige bestuurlijke inbedding en de verkenning naar mogelijkheden voor huisvesting van het gemeentehuis in Kulturhus De Breehoek (optimalisatiestudie,) is voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie gekozen voor een korte termijn benadering. Dat betekent dat beheer en investeringen gericht zijn geweest op de korte termijn-continuïteit van de huisvesting.   
Nu er duidelijkheid is over de zelfstandige bestuurlijke toekomst, moet ook concreet invulling gegeven worden aan de lange termijn huisvesting. Inmiddels wordt op projectmatige basis gewerkt aan het verfijnen van de huisvestingswensen en eisen voor de toekomstige huisvesting in Kulturhus De Breehoek.

Een nieuw intranet ten behoeve van de interne communicatie is ingevoerd. FLASH is geactiveerd. De nadruk ligt op online kennis delen, samenwerken en interactie.   
In oktober is de gemeentelijke website in een nieuw jasje gestoken. De aanleiding was dat het CMS (Content Management Systeem) End of Life is per 1 januari 2022. Concreet kon de website niet verder en moest overgaan naar een nieuw CMS. Dit is bij dezelfde leverancier gebleven: SIM. Bij de overgang van CMS was een nieuwe look-and-feel aan de website verbonden. Deze is overzichtelijker en gebruiksvriendelijker. Alle informatie is een-op-een overgezet.   
Communicatietraining voor het college is in de basis opgestart door gesprekken over profilering met de collegeleden. Door tussenkomst van het zelfstandigheidsvraagstuk en de komst van een waarnemend burgemeester, wordt deze training in praktijk vervolgd na de gemeenteraadsverkiezingen.   
Eind 2021 is het werkproces gestart om te komen tot een digitale nieuwsbrief. De opzet is om deze wekelijks op dinsdag te versturen naar abonnees. Aanmelden kan door het invoeren van het mailadres via onze website, dit is kosteloos. Begin 2022 is de verzending gestart.

Er is voorzien dat vanaf verslagjaar 2022, gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers (kamerstuk 35298), waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, ingediend bij de Tweede Kamer.   
Rechtmatigheidstoetsing richt zich zowel op begrotingsrechtmatigheid, het budgetrecht conform de regels die daarvoor zijn vastgelegd, als op rechtmatigheid van inkoop en op rechtmatig uitvoeren van overige rechtshandelingen.   
Daar is vorm aan gegeven in diverse gemeentelijke regelingen. Gedurende het jaar is er sprake van interne controle (directe toetsing op de handeling zelf), en verbijzonderde interne controle (er wordt gewerkt conform de afgesproken procedures).   
In 2021 hebben we de volgende afwijking geconstateerd en maatregelen getroffen:
De overeenkomst met Kondar, liep in 2021 af. Er is een nieuwe opdracht per 1 april 2021 verstrekt, maar deze is niet volgens het beleid aanbesteed, derhalve is € 28.715,59 niet op de juiste manier aanbesteed.   
Opdrachten levering/diensten boven de € 15.000 dienen conform het gemeentelijke inkoopbeleid meervoudig onderhands te worden aanbesteed. Gezien de borging van continuïteit en kwaliteit is er gekozen om de samenwerking met Kondar voort te zetten. Hiervoor had het college middels een collegevoorstel moeten afwijken van het inkoopbeleid.

Toelichting begrotingsrechtmatigheid